RAPPORT DE STAGE BTS option ASSISTANAT DE DIRECTION,

« RAPPORT DE STAGE 2023-2024 SOMMAIRE DEDICACE…………………………………………………………………… REMERCIEMENT…………………………………………………………… AVANT-PROPOS……………………………………………………………. INTRODUCTION……………………………………………………………. PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE VECTEUR TECHNO……………………………………………………………………. 1-HISTORIQUE 2-SITUATION GEOGRAPHIQUE 3-STRUCTURE ET ORGANISATION DE L’ENTREPRISE 3-1- Structure 3-2- Description organique 3-3- Organigramme de l’entreprise 3-4- Mission 3-5- Valeur 3-6- Nos produits et Services DEUXIEME PARTIE : LE SECRETARIAT ET LES TACHES EFFECTUEES ........................................................................................... ........... 1-PRESENTATION DU SECRETARIAT……………………………………. 1-1-Définition…………………………………………………………………… 1-2-Localisation…………………………………………………………………. 1-3-Equipement………………………………………………………………… 1-4-La fiche d’attribution et le profil de poste de la secrétaire……………. 2-LES TACHES EFFECTUEES………………………………………………. 2-1-La réception des visiteurs…………………………………………………. 2-2-Gestion des appels téléphoniques……………………………………… AGOVI ALLOUA ELIANE Page 1 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 2-2-1- Les appels internes…………………………………………………… 2-2-2- Les appels externes…………………………………………………… 2-3-Photocopies des documents …………………………………………… 2-4- La facture…………………………………………………………………. 2-4-1- La facture normalisée………………………………………………… 2-4-2- La facture personnalisée……………………………………………… 2-5-Traitement des courriers…………………………………………………. 2-4-1 courrier départ……………………………………………………………. 2-4-2 Courrier arrive……………………………………………………………. 2-4-3 Courrier électronique…………………………………………………. TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIONS………………… 1- CRITIQUES……………………………………………………………. 2- SUGGESTIONS………………………………………………………. CONCLUSION…………………………………………………………………. ANNEXE………………………………………………………………………… AGOVI ALLOUA ELIANE Page 2 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 DEDICACE Je dédie ce rapport de stage, résultat de plusieurs années de labeur à :  Dieu, le père tout puissant qui réalise toute chose selon sa volonté  Ma courageuse mère  Mon défunt père  Monsieur GNANZOU KOUADIO  La famille GNANZOU Pour leur soutien indéfectible et leur amour inconditionnel tout au long de mon parcours académique et professionnel.

Leur confiance en moi a été une source de motivation pour atteindre mes objectifs et réussir cette étape importante de ma vie. AGOVI ALLOUA ELIANE Page 3 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 REMERCIEMENT Au terme de ma formation durant deux (02) à l’Institut Supérieur Jean Paul II (ISJP II) (1 an) et à l’Ecole Supérieur Saint Chalmel (ESSC) (1an) et trois (03) mois de stage au sein de l’entreprise Vecteur Techno (VT), je tiens à adresser mes remerciements les plus sincères à :  Dieu le tout puissant sans lui rien ne serait possible  Monsieur FODIO KOUAME KRA PAUL Directeur de Vecteur Techno  Monsieur GUEHIRI N’GUESSAN directeur des études de l’institut supérieur jean Paul II  Monsieur KOUADIO YAO HERVE responsable service commercial  Monsieur KOUAME KONAN JEAN CLAVER informaticien responsable service de maintenance  Docteur TIEU  Monsieur FODIO PAULIN responsable service achat  Madame OUATTARA Prof de OMA  Monsieur N’DRI FRANCIS Directeur des études de Saint Chalmel AGOVI ALLOUA ELIANE Page 4 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 AVANT-PROPOS Apres l’obtention du baccalauréat, nous sommes amené à poursuivre nos études soit dans une université, soit dans une grande école. L’entrée dans école nous octroie, après deux ans de formation théorique, un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) ; ce qui est notre cas ici. Situé à Yopougon siporex, l’ISJPII fondé par monsieur Jose Dominique et l’ESSC situé à Yopougon Maroc dirigé par monsieur……..

proposent une formation efficiente du cycle moyen(BT) et du cycle supérieur (BTS) des filières tertiaires telles que :  Assistanat de Direction (AD)  Finance Comptabilité et Gestion d’Entreprise (FCGE)  Gestion Commercial (GEC)  Ressource Humaines et Communication (RHC) Le choix judicieux d’enseignant de ces établissements nous a valu une formation de qualité, gage d’excellence pour des techniciens que nous sommes d’ores et déjà. De ce fait, cette formation théorique qui aboutit à l’obtention du Brevet Technicien Supérieur, nous amène à une immersion pratique en entreprise sur une durée d’au moins trois (03) mois.

C’est donc à l’issu de cette formation pratique que nous avons produit ce rapport de stage AGOVI ALLOUA ELIANE Page 5 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 INTRODUCTION Etant admissible au BTS option ASSISTANAT DE DIRECTION, l’occasion m’a été donné d’effectuer un stage chez Vecteur Techno (VT) couvrant la période du 02 Octobre 2024 au 02 Janvier 2025 afin de pouvoir rédiger ce rapport que nous soumettons à votre appréciation pour la validation du diplôme. Ce rapport s’articule autour de trois (03) grandes parties qui sont :  PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE VECTEUR TECHNO  DEUXIEME PARTIE : LE SECRETARIAT ET LES TACHES EFFECTUEES  TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIO AGOVI ALLOUA ELIANE Page 6 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE VECTEUR TECHNO 1- HISTORIQUE Vecteur Techno est une entreprise individuelle, de droit ivoirien mise en place le 27 Novembre 2018. Elle propose une gamme complète de service dans les domaines informatiques, de la vente et achat de matériels et consommables informatiques, de développement de logiciels spécifiques de maintenance technique et une formation complète.

A ce jour, plus d’une centaine de partenaire et clients lui renouvellent leur confiance. Elle dispose également d’une équipe diplômé pluridisciplinaire, et de technicien, autour d’un noyau de professionnel expérimentés, pour former un pool de compétence, capable de vous apporter l’expertise appropriée, aussi bien dans la gestion quotidienne que dans la planification des mutations de votre système informatique. AGOVI ALLOUA ELIANE Page 7 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 2-SITUATION GEOGRAPHIQUE  Commune de Yopougon dans le district autonome d’Abidjan  Quartier : Selmer  Contact web : [email protected]  Contact : +2250707810634/0545984407 3-STRUCTURE ET ORGANISATION DE L’ENTREPRISE 3-1- Structure La structure organisationnelle de VT comprend une Direction Générale ainsi que quatre (04) services notamment le secrétariat de direction, le service commercial, le service achat, le service de maintenance et entretien et le service comptable. 3-2- Description organique  La Direction Générale est dirigée par deux fondateur l’un occupant le poste de Directeur (DG) et l’autre celui de superviseur à part égales en terme de rang et de responsabilité.  Le secrétariat de direction assure la gestion administrative et organisationnelle dans les activités de la direction générale, incluant la réception et la gestion des communications, la coordination des agendas, la préparation des réunions, des rapports, la tenue des documents justificatifs, des appels d’offres. AGOVI ALLOUA ELIANE Page 8 RAPPORT DE STAGE 2023-2024  Le service commercial a pour mission principale d’élargir son portefeuille clients grâce à des techniques de vente et de prospection et ainsi développer les ventes de l’entreprise et remplir son objectif de chiffre d’affaire.il a en charge une gamme de produit ou service dont il doit négocier les tarifs et les qualités avec les clients et prospects.  Le service achat en collaboration avec le service commercial, est chargé d’acheter et d’acquérir les biens que l’entreprise vend.

Il interagit avec les fournisseurs et les fabricants pour se procurer les articles et les services qui offrent le meilleur rapport qualité-prix.  Le service de maintenance et entretien fonctionnent selon des principes modernes, c’est-à-dire qu’il ne s’agit pas de s’occuper du problème après la panne mais de prévenir à l’avance tous les problèmes crées par les machines et systèmes.  Le service comptable assure la comptabilité des flux financier et de produire les documents comptables obligatoire. 3-3- Organigramme de l’entreprise Vecteur Techno (VT) Voir page ci-après AGOVI ALLOUA ELIANE Page 9 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 DIRECTION GENERALE SERVICE ACHAT SERVICE COMMERCIAL SECRETARIAT SERVICE TECHNIQUE SERVICE COMPTABLE 3-4- Mission L’entreprise VT a pour mission de créer de la valeur pour son entreprise, ses clients et ses collaborateurs, prévoir et satisfaire les besoins spécifiques toujours grandissants et changeants de sa clientèle, à offrir des services à la pointe de la technologie informatique dans le respect des systèmes de management de la qualité. 3-5- Vision Nous avons pour vision l’excellence et aspirons à devenir la référence en matière de développement informatique.

En gestion des projets et des conseils. 3-6- Valeur Elle aspire à repousser les limites de la technologie, à créer de nouvelles solutions et à améliorer la vie des gens grâce à ses produits ou services. AGOVI ALLOUA ELIANE Page 10 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 3-7- Nos services et produits  SERVICE o Maintenance informatique o Maintenant de tout matériel électronique o Conception de logiciel o Création de site web o Entretien o Système o Programmation  PRODUIT o Ordinateur (ACER, HP, ASUS, LENOVO, DELL, TOSHIBA, etc) o Ordinateur bureau o Souris o Télévision o Caméra de surveillance o Unité centrale o Et autres accessoire…… DEUXIEME PARTIE : LE SECRETAIAT ET LES TACHES EFFECTUEES 1- PRESENTATION DU SECRETARIAT 1-1- Définition Le secrétariat désigne l’ensemble des activités et des services administratifs effectués par un ou une secrétaire ou un groupe de secrétaires pour assister les dirigeants, les cadres et d’autres membres AGOVI ALLOUA ELIANE Page 11 RAPPORT DE STAGE 2023-2024 d’organisation.

Le secrétariat joue un rôle crucial dans le bon fonctionnement des entreprises, des institutions publiques, des associations et d’autres organisations en assurant la gestion efficace de diverses tâches administratives.

Pour se faire, le secrétariat est doté d’un ensemble d’équipement afin de bien mener sa mission. 1-2- Localisation Le secrétariat de vecteur techno est situé au seuil de l’entreprise. 1-3- Equipements du secrétariat Le secrétariat de l’entreprise dispose d’un certain nombre de matériel à savoir : les fournitures de bureau, les matériels de bureau, et les mobiliers de bureau qui permettent à l’assistante de bien effectuer ses tâches.  Les fournitures de bureau Elles comportent :  Un registre courrier Arrivé et Départ  Des chemises cartonnées et sous chemises  Des cachets  Des stylos (bleu, rouge,) et des crayons  Un parafeur et un classeur  Scotch cartonné  Le matériel de bureau Le secrétariat dispose d’un.... »